コラム

立春を過ぎ、暦の上では春がやってきました。 実際にはまだ厳しい寒さが続いていますが、ふと気づけば来月は年度末。

新生活や新体制への準備でバタバタし始める前に、避けては通れないのが「仕事の整理整頓」です。

そのデスクトップ、「とりあえず」で埋まっていませんか？

この1年間、「後で整理しよう」ととりあえずデスクトップに置いたままのファイルや、内容のわからない「コピー 〜コピー」といったデータが溜まってはいませんか？

部署異動がある方はもちろん、変わらない方にとっても、年度の切り替わりは書類をまとめる絶好のチャンスです。
いざ引き継ぎという時に「あの資料、どこにあるの？」と慌てないために、今のうちにパソコンの中をスッキリさせておきましょう。

効率が上がる！データ整理3つのポイント

仕事をスムーズに進め、誰が見ても使いやすい状態にするためのコツをまとめました。

1. 「ゴミ箱」を恐れない 
   まずは不要なファイルを削除しましょう。いつか使うかも…と思う古い資料などは、思い切って削除するか「旧データ」フォルダに隔離します。

2. 階層は「3クリック」まで
   フォルダの中にフォルダが続き、中身に辿り着くまでに何度もクリックが必要になっていませんか？階層が深すぎると検索性が落ちます。
   「大分類＞中分類＞小分類」の3層程度に留めるのが理想的です。

3. ファイル名にルールを
   20260223_プロジェクト名_議事録 のように、日付や内容が一目でわかるルールを決めましょう。
   自分だけでなく「誰が見ても中身がわかる」ことが、最大の引き継ぎ対策になります。

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スッキリした環境で、新しい季節を

パソコンの中が整うと、思考もクリアになり、新しい年度の仕事にポジティブな気持ちで取り組めるようになります。

「まだ1ヶ月ある」ではなく「今から少しずつ」。
春の訪れとともに、身も心も、そしてパソコンの中も軽やかに整えていきましょう！