コラム

立春を過ぎ、暦の上では春がやってきました。 実際にはまだ厳しい寒さが続いていますが、ふと気づけば来月は年度末。

新生活や新体制への準備でバタバタし始める前に、避けては通れないのが「仕事の整理整頓」です。

そのデスクトップ、「とりあえず」で埋まっていませんか？

この1年間、「後で整理しよう」ととりあえずデスクトップに置いたままのファイルや、内容のわからない「コピー 〜コピー」といったデータが溜まってはいませんか？

部署異動がある方はもちろん、変わらない方にとっても、年度の切り替わりは書類をまとめる絶好のチャンスです。
いざ引き継ぎという時に「あの資料、どこにあるの？」と慌てないために、今のうちにパソコンの中をスッキリさせておきましょう。

効率が上がる！データ整理3つのポイント

仕事をスムーズに進め、誰が見ても使いやすい状態にするためのコツをまとめました。

1. 「ゴミ箱」を恐れない 
   まずは不要なファイルを削除しましょう。いつか使うかも…と思う古い資料などは、思い切って削除するか「旧データ」フォルダに隔離します。

2. 階層は「3クリック」まで
   フォルダの中にフォルダが続き、中身に辿り着くまでに何度もクリックが必要になっていませんか？階層が深すぎると検索性が落ちます。
   「大分類＞中分類＞小分類」の3層程度に留めるのが理想的です。

3. ファイル名にルールを
   20260223_プロジェクト名_議事録 のように、日付や内容が一目でわかるルールを決めましょう。
   自分だけでなく「誰が見ても中身がわかる」ことが、最大の引き継ぎ対策になります。

スッキリした環境で、新しい季節を

パソコンの中が整うと、思考もクリアになり、新しい年度の仕事にポジティブな気持ちで取り組めるようになります。

「まだ1ヶ月ある」ではなく「今から少しずつ」。
春の訪れとともに、身も心も、そしてパソコンの中も軽やかに整えていきましょう！

先月、息子の友人が37歳という若さで急逝しました。

仕事は順調、家庭も円満、スポーツ万能で誰からも好かれる彼。「死」とは無縁で、これから長い人生が続いていくと誰もが信じて疑わなかったはずです。遺されたご家族、特に息子に先立たれたご両親の心中を思うと、涙が止まりません。

両親や義父母を見送ってきた私は、年齢からして「次は夫か私だろう」とどこかで決めつけていました。だからこそ、自分の終活を身近なこととして捉え、整理したものを息子に託そうと準備を進めていたのです。

しかし、今回の出来事で突きつけられました。 「死の順番は、決して年齢順ではない」という現実を。

身の回りにある「目に見えて触れるモノ」は、いつか誰かが処分してくれます。 けれど、厄介なのは「デジタル遺産」と呼ばれる、目に見えず触れることもできない遺産です。これらは自ら伝えない限り、誰にも気づかれずに残り続けてしまいます。

それがプラスの財産なら「知らぬが仏」で済むかもしれません。しかし、サブスクリプションなどの「負の遺産」は別です。解約されない限り、遺された家族にとって知らぬ間に負債となり、迷惑をかけることになってしまいます。

これまでは「私のサブスク一覧」をまとめて息子に共有しておこうと考えていましたが、今回の悲しい出来事を警鐘と捉え、考えを改めました。

これからは、私だけでなく息子自身のサブスク状況も確認し、お互いの共有事項にしておこうと思います。

「その日」はいつ、誰に訪れるかわかりません。 だからこそ、大切な人を困らせないための準備を、年齢に関係なく家族で話し合っておくべきだと強く感じています。